Dinaup DocsControl de gastos y compras
Sube o reenvía tus facturas, deja que la IA extraiga los datos y agrupe por proveedor, y contabiliza en lote.
No tecleas facturas: las sueltas. Subes un PDF o reenvías el email del proveedor, la IA lee el documento, agrupa todo por proveedor y deja una cola lista para revisar y contabilizar en lote.
Dinaup separa dos cosas dentro de Compras & Gastos, en el menú lateral de Pymes:
Facturas Recibidas
Otros Gastos
Ambas pantallas funcionan igual; cambia solo el rigor fiscal que esperan.
Antes de empezar
- Cuenta con acceso a Pymes y al grupo Compras & Gastos.
- Las pestañas Pagos y Archivos no aparecen en el plan Lite. Si no las ves, es por tu plan.
Las dos pantallas y sus pestañas
Tanto Facturas Recibidas como Otros Gastos se organizan en pestañas:
| Pestaña | Para qué |
|---|---|
| Facturas Recibidas / Gastos | El listado de lo ya contabilizado, con su buscador y filtros. |
| Conceptos | El desglose línea a línea de lo comprado (qué conceptos, no qué facturas). |
| Pagos | Los pagos asociados a esas compras. |
| Archivos | La cola de digitalización: aquí subes los PDF y la IA los procesa. |
| Notas | Apuntes del equipo sobre esta sección. |
Del PDF a contabilizado
Todo el flujo vive en la pestaña Archivos.
Sube las facturas
En la pestaña Archivos, pulsa el botón verde + y suelta tus archivos. Acepta PDF, PNG, JPG y JPEG, hasta 20 MB por archivo. Puedes subir muchos de golpe (la cola admite cientos).
Analiza con IA
Cuando hay facturas sin leer, aparece el botón Analizar N. Al pulsarlo eliges el nivel de IA y arranca el análisis: una barra de progreso te va diciendo X de Y. La IA extrae proveedor, importes, impuestos y conceptos de cada documento.
Revisa los grupos por proveedor
La cola se reordena sola agrupada por proveedor. Cada grupo se marca según su estado: proveedor listo, proveedor con datos fiscales incompletos, o proveedor nuevo que aún no existe en tu base.
Contabiliza en lote
Cuando hay facturas listas, pulsa Revisar en lote (N). Se abre el asistente que te pasa los documentos uno a uno para confirmar y guardar.
Recibir facturas por email
Cada empresa tiene una dirección de email propia para facturas. Reenvías ahí los correos de tus proveedores (o configuras un reenvío automático desde tu buzón de facturación) y Dinaup mete los adjuntos en la cola.
En la pestaña Archivos, copia la dirección de email que aparece en el banner (botón de copiar al lado).
Configura en tu correo un reenvío de las facturas hacia esa dirección, o reenvía los correos a mano.
Cuando haya correos esperando, el banner muestra N en buzón. Pulsa importar y los adjuntos entran en la cola, listos para analizar.
Facturas Recibidas y Otros Gastos tienen buzones distintos
La dirección de email no es la misma en las dos pantallas: cada una recibe en su propio buzón. Usa la que toque según dónde quieras que aterricen esas facturas.
El asistente de revisión en lote
Abre las facturas listas una tras otra; en cada una confirmas los datos y avanzas. Arriba ves el contador (3 / 50) y el progreso: procesadas, saltadas, rechazadas y pendientes.
En cada documento puedes:
- Guardar y siguiente: contabiliza la factura y salta a la próxima.
- Saltar: la dejas pendiente y pasas a la siguiente sin guardar.
- Rechazar: marcas el documento como descartado y avanzas.
Con el teclado vas más rápido:
| Atajo | Acción |
|---|---|
| Ctrl + Enter | Guardar y siguiente |
| Alt + → | Saltar / siguiente |
| Alt + ← | Anterior |
Revisar el grupo de un solo proveedor
Desde la cabecera de cada grupo de proveedor puedes lanzar la revisión en lote solo de ese proveedor, sin revisar todo de golpe.
Proveedores: crear, asignar y completar
La IA reconoce al proveedor por su NIF y nombre, pero a veces ese proveedor todavía no existe en tu base o le faltan datos fiscales. Lo resuelves desde la cabecera del grupo, sin salir de la cola:
| Acción | Qué hace |
|---|---|
| Crear | Da de alta el proveedor nuevo con los datos que la IA ya leyó de la factura (NIF, dirección, etc.). No reescribes nada. |
| Existente | Si el proveedor ya está pero la IA no lo enlazó, lo buscas y lo asignas a todo el grupo. |
| Completar / Configurar | Abre la ficha del proveedor para rellenar los datos fiscales que falten cuando el grupo aparece como incompleto. |
Sin datos fiscales, no contabiliza bien
Un proveedor marcado como incompleto no tiene datos fiscales asignados. Complétalo antes de contabilizar para que el IVA, las retenciones y el libro de registro salgan correctos.
Los proveedores también viven en su propia pantalla: menú Pymes → Entidades → Proveedores.
Dar de alta una compra a mano
No todo entra por PDF. Para registrar una compra directamente, usa los botones + de la barra superior del listado: hay uno por cada tipo de compra que tengas configurado (nacional, intracomunitaria, importación…). Pulsas el del tipo que corresponde y se abre la ventana de la factura para rellenarla.
¿Qué es un tipo de compra?
El tipo de compra define cómo se trata fiscalmente (impuestos, libro de registro, inversión del sujeto pasivo…). Si te faltan tipos, los configuras en la sección de configuración fiscal. Tienes el detalle en Categorías de compra.
Que la IA ponga a punto tu configuración
Cuando empiezas, es normal que falten impuestos, retenciones, libros o categorías para clasificar bien lo que compras. Dinaup trae varios asistentes de IA que proponen lo que falta:
Auditar configuración
Sugerir categorías de compra
Sugerir reglas
Revisión de datos fiscales
La IA sugiere, tú confirmas
Todas estas pantallas marcan sus propuestas como "Revisar antes de aplicar". Nada se crea hasta que lo apruebas: léelo y quédate solo con lo que tenga sentido para tu negocio.
Re-analizar cuando algo no cuadró
Si la IA leyó mal una factura o cambiaste la configuración del proveedor después, no hace falta borrar nada:
- Re-analizar un grupo concreto desde su cabecera, para volver a leer solo esas facturas.
- Re-analizar todo desde la barra de estadísticas, para repasar la cola entera.
En ambos casos se vuelve a pasar la IA con la configuración actual, así que las correcciones que hayas hecho se reflejan.