Fechas e importes de una factura

Una factura tiene tres fechas y tres totales. La fecha impresa no siempre decide el trimestre, y el total impreso no siempre es lo que llega al banco.

Las tres fechas

La Liquidación de IVA sigue el criterio del modelo 303: ventas por fecha de operación y compras por fecha contable. Una factura sin esa fecha queda fuera del cálculo. La herramienta Facturas fuera de su trimestre de Contabilidad localiza las que tienen la fecha de un trimestre y se declararon en otro.

Los tres totales

Factura de 1.000 € de base con 21 % de IVA y 15 % de retención:

El cliente transfiere 1.060 €. A Hacienda se declaran 1.210 €.

Cómo se calcula

El cálculo va en este orden, y cada paso tiene su campo:

1. Suma (ImporteSuma): precio por unidades de todas las líneas, sin descuentos. Es informativo: no es la base de nada.
2. Descuentos (ImporteTotalDescuentos): el de cada línea más los porcentajes generales de la cabecera. Los porcentajes generales se suman entre sí, no se encadenan.
3. Subtotal (ImporteSubtotal): la suma de las bases imponibles con los descuentos ya restados. Esta sí es la base.
4. Impuestos (ImporteTotalImpuestos): las cuotas de IVA más las de recargo de equivalencia.
5. Retención (ImporteTotalRetencion): el porcentaje de la ficha de retención aplicado sobre el Subtotal.
6. Total: total operación, más los suplidos, menos la retención.

El bloque Bases

El bloque Bases de la pestaña Parámetros muestra hasta tres bases con su Cuota IVA y su Cuota RE, más la Base Exenta. Las tres bases se reordenan de mayor a menor porcentaje cada vez que se recalcula la factura: la base 1 es el tipo más alto de esa factura, no el 21 %. Un informe que dé por hecho lo contrario cambia de resultado al borrar una línea. Para saber el tipo de cada base, usa la referencia a su impuesto.

Editar bases manualmente deja corregir las cuotas cuando la factura del proveedor no cuadra al céntimo con el cálculo. El Diagnóstico avisa de las facturas cuya cuota tecleada se separa más de un céntimo de la calculada.

Qué campo usar

Retención

Se calcula sobre el Subtotal, no sobre el total. Dos consecuencias: los suplidos no retienen nunca, y cualquier descuento baja también la retención.

El importe se guarda en positivo y la factura lo muestra restando. En una rectificativa sale negativo. El porcentaje no se congela en la factura: sale de la ficha de la retención cada vez que se recalcula, así que cambiarlo ahí afecta a toda factura que se vuelva a tocar.

Suplidos

Un suplido es dinero que adelantas por cuenta de otro y le refacturas. Pasa por el banco, pero no es ingreso ni gasto tuyo.

• Una línea es suplido cuando lleva un impuesto marcado como suplido: su tipo pasa a Suplido. La línea lleva además la categoría Suplidos; si falta una de las dos, la comprobación Coherencia de suplidos no deja guardar la factura.
• No suma en ninguna base imponible ni en la retención.
• Está dentro de ImporteTotal y de ImporteTotalSuplidos, con sus impuestos si los lleva.
• No está dentro de ImporteTotalOperacion.

En una factura con suplidos, Subtotal + impuestos no da el Total: falta el suplido. En una compra, el campo Gasto suplido en (pestaña Avanzado) indica en qué factura de venta se refactura ese gasto; esa compra queda con Total a pagar cero.

Ventas y compras no son espejo

Dos diferencias que no son de nombre:

• ImporteTotalAPagar resta además las cuotas de los impuestos con inversión del sujeto pasivo, porque ese IVA no se paga al proveedor. Vale 0 si la compra está marcada como gasto suplido en otra factura.
• El descuento de la ficha de la entidad se aplica en las dos, pero en compras lo hereda del proveedor. Si un proveedor tuyo es también cliente, comprueba qué porcentaje se aplica.

Cobrado y pendiente

ImporteTotalCobrado y ImporteTotalPagado los mantiene el servidor: se actualizan con cada cobro o pago, no se teclean.

El pendiente no es un campo. Es la resta entre el objetivo (ImporteTotalACobrar) y lo acumulado (ImporteTotalCobrado). En un informe, haz esa resta contra el objetivo y no contra el total de la factura: con retención, el importe retenido quedaría siempre como pendiente.

Para leer estos campos desde fuera, QuickQuery del SDK .NET.