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El plan contable: instalar el PGC, importar cuentas desde Excel, crear subcuentas, enlazarlas a clientes y proveedores y consultar el mayor de cada cuenta.
Pymes → Contabilidad → Cuentas abre el Cuadro de cuentas: la lista de cuentas y subcuentas contra las que se escriben los asientos. El panel de Contabilidad también lo abre con Cuadro de cuentas, y Utilidades tiene sus dos importadores. Si vienes de otro programa, el cuadro de cuentas es el primer paso de Migrar desde otro programa.
Antes de empezar
- La licencia de Pymes y permiso de lectura sobre la sección del cuadro de cuentas. Con ese permiso, la entrada Cuentas sale aunque no tengas permiso sobre los asientos.
- Los dígitos de la contabilidad configurados: cuántas cifras tiene una cuenta oficial (al menos 4, como
4300) y cuántas una subcuenta (entre 6 y 12, por ejemplo 8, como43000001). Los ves en la tarjeta Contabilidad de Empresa. Se fijan en la ventana Configuración del menú de usuario, tarjeta Contabilidad: Máx. dígitos cuentas oficiales y Dígitos cuentas auxiliares. Los de cuenta oficial tienen que ser menos que los de subcuenta.
La pantalla
En la cabecera, contadores por grupo: Total, Clientes (43x), Proveedores (400), Acreedores (410), Bancos (57x), Gastos (6xx) e Ingresos (7xx). Solo cuentan: el listado se filtra con las pastillas de debajo del buscador, Todas, Clientes (43x), Proveedores (400), Acreedores (410), Bancos, Gastos, Ingresos y Grupo 1 a Grupo 7, cada una con su recuento. El listado se pagina y se busca por código o por título; pulsa una cuenta para abrirla. El icono a la derecha de una cuenta indica que tiene una entidad en su campo Entidad; qué significa, en Vincular cuentas contables con clientes y proveedores.
| Botón | Qué hace |
|---|---|
| Nueva | Crea una cuenta a mano, con código y título. |
| Importar oficiales | Instala cuentas del Plan General Contable marcándolas de un árbol. |
| Importar desde excel | Carga un cuadro desde una hoja de cálculo. |
| Vista report | Abre el cuadro como listado estándar, para filtrar y exportar. |
Instalar el plan general
Pulsa Importar oficiales. La ventana Cuentas Oficiales muestra el plan agrupado por grupo (1 a 7) con un buscador.
Marca las cuentas que quieras. Las que ya existen aparecen marcadas y bloqueadas; al elegir una subcuenta se seleccionan solas sus cuentas padre. Todo marca o desmarca todas a la vez.
Pulsa Aceptar. Se dan de alta solo las cuentas nuevas.
Importar desde Excel
Pulsa Importar desde excel y sube el archivo (CSV o Excel). En Detección de formato, comprueba la Columna código y la Columna nombre; la Vista previa muestra el principio y el final.
Pulsa Continuar. Revisar e importar cuenta las cuentas Nuevas, las Ya existentes (se omiten) y los Errores, con el estado de cada fila.
Importa. Al terminar ves Importación completada.
La ficha de una cuenta
Título, Código (se formatea al salir del campo) y Entidad, cuando la cuenta es la subcuenta de un cliente o un proveedor. Libro Mayor abre sus movimientos; Ver ficha completa, el registro entero.
Con un código que empieza por 400, 410 o 430 y una empresa de España, al elegir la entidad la ficha la compara con la cuenta que esa entidad tiene en su ficha. Si no tiene ninguna, un aviso ofrece Asociar; si tiene otra, Reasociar. Qué cambia cada botón, en Vincular cuentas contables con clientes y proveedores. Una cuenta de grupo no se puede usar en apuntes: la ficha lo avisa.
Subcuentas de clientes, proveedores y tesorería
No hace falta crearlas a mano. El paso Crear cuentas del panel de Contabilidad busca, para cada cliente, proveedor, caja, cuenta bancaria, empleado, categoría, impuesto o retención sin subcuenta, una compatible y, si no existe, la crea con el siguiente código libre. A los proveedores les da siempre una 400: para un acreedor, ver Acreedores con cuenta 410. Las categorías de venta y de compra llevan su cuenta en Ventas e ingresos y Compras y gastos, y con ella el generador imputa cada línea.