Dinaup DocsVincular cuentas contables con clientes y proveedores
Qué cuenta usa la contabilidad automática con cada cliente y proveedor, cómo se asocia una cuenta a su ficha y para qué sirven las predeterminadas.
Una cuenta contable y un cliente o proveedor se enlazan en dos campos: Entidad, en la ficha de la cuenta, y Cuenta contable, en la ficha del cliente o del proveedor. La contabilidad automática solo lee el segundo.
Antes de empezar
- La licencia de Pymes y permiso sobre el cuadro de cuentas y sobre las entidades: asociar una cuenta escribe en la ficha del cliente o del proveedor.
- El cliente o el proveedor dado de alta, con Es cliente o Es proveedor marcado.
Qué cuenta usa la contabilidad automática
Para cada venta, compra, cobro o pago, el generador de asientos toma la cuenta de la entidad en este orden:
| Orden | Cuenta |
|---|---|
| 1 | La de su ficha: Cuenta contable (430) del cliente o Cuenta contable (400/410) del proveedor. |
| 2 | Si está vacía, la cuenta predeterminada de clientes o de proveedores de la empresa. |
| 3 | Si también falta, ninguna: la operación queda bloqueada hasta que una de las dos exista. |
El campo Entidad de la cuenta no interviene. Un proveedor puede tener varias cuentas con su nombre en el cuadro, pero sus asientos van siempre a la de su ficha. Cambiarla afecta a los asientos que se generen después; los ya escritos se mueven con Reclasificar apuntes, en Herramientas contables.
El icono de la lista de cuentas
En Pymes → Contabilidad → Cuentas, el icono a la derecha de una cuenta indica que tiene un cliente o un proveedor en su campo Entidad. No dice que sea la cuenta que usa la contabilidad automática. Qué cuenta tiene cada uno en su ficha lo muestran Contabilidad de clientes y Contabilidad de proveedores, en Consultar del panel de Contabilidad.
Asociar una cuenta desde su ficha
Abre la cuenta
En Pymes → Contabilidad → Cuentas, pulsa la cuenta, o Nueva para crearla.
Elige la entidad
En Entidad, elige el cliente o el proveedor.
Asocia
Si la empresa es de España y el código empieza por 400, 410 o 430, la ficha compara esta cuenta y la que figura en la ficha de la entidad, y muestra uno de estos avisos:
| Aviso | Botón | Qué hace |
|---|---|---|
| Azul: la entidad no tiene esta cuenta asociada como subcuenta de proveedor, o de cliente. | Asociar, o Guardar y asociar en una cuenta nueva | Pone esta cuenta en la ficha de la entidad. |
| Naranja: la entidad ya tiene asociada otra subcuenta, y pregunta si la reemplaza. | Reasociar, o Guardar y reasociar en una cuenta nueva | Pone esta cuenta en la ficha en lugar de la anterior. |
Un código que empieza por 400 o 410 va a Cuenta contable (400/410); uno que empieza por 430, a Cuenta contable (430). La notificación Asociación realizada lo confirma.
Guarda
Pulsa Aceptar para guardar la cuenta y su entidad. Si la entidad no tenía cuenta, Aceptar también la asocia. Si ya tenía otra, la deja como estaba: para cambiarla, usa Reasociar.
Desde la ficha del cliente o del proveedor
En la ficha de la entidad, pestaña General, los bloques Configuración cliente y Configuración proveedor tienen Cuenta contable (430) y Cuenta contable (400/410). Elige ahí la cuenta y pulsa Guardar. Con el campo vacío, el + del selector o Crear nuevo en su lista crean una subcuenta 430 o 400 con el siguiente código libre y el nombre de la entidad. La entidad tiene que estar guardada antes.
Al guardar la ficha, si la cuenta elegida no tiene a nadie en su campo Entidad, se rellena con esta entidad. Si ya apunta a otra, no se toca. Ver Clientes y Proveedores.
Acreedores con cuenta 410
En Dinaup, proveedor y acreedor son lo mismo: una entidad con Es proveedor. Lo que cambia es la cuenta de su ficha.
Crea la cuenta
En Pymes → Contabilidad → Cuentas, pulsa Nueva. En Código, escribe 410. y sal del campo: se convierte en el siguiente código libre de la 410. Con un número detrás, 410.36 se convierte en 41000036 si las subcuentas tienen 8 dígitos.
Asóciala
Escribe el Título, elige el acreedor en Entidad y pulsa Guardar y asociar. Si el acreedor ya tenía una 400 en su ficha, el botón es Guardar y reasociar.
Hazlo antes de pulsar Crear cuentas en el panel de Contabilidad. Esa herramienta da una 400 a cada proveedor sin cuenta en su ficha, también a los acreedores. Antes de crearla busca una compatible (400, con la misma longitud y la misma entidad), así que una 410 no la reconoce.
Las cuentas predeterminadas
En Generar asientos, que se abre desde el panel de Contabilidad, Ajustes tiene las Cuentas predeterminadas de Clientes y Proveedores. Son la reserva de la contabilidad automática: se usan con las ventas y los cobros cuyo cliente no tiene cuenta en su ficha, con las compras y los pagos cuyo proveedor tampoco la tiene y con las operaciones sin entidad. Son los mismos campos que Subcuenta predeterminada clientes y Subcuenta predeterminada proveedores de Configuración de Play.
No se copian a ninguna ficha: un proveedor nuevo sigue sin cuenta propia y sus asientos van a la predeterminada. Déjalas vacías si prefieres que esas operaciones queden bloqueadas hasta tener su cuenta.
La pantalla del cuadro de cuentas está en Cuentas.