Dinaup DocsCómo gestiona Dinaup el inventario
Crea productos, dales existencias, consulta el stock por almacén, cierra las salidas pendientes y deja que Reposición calcule qué comprar.
Todo cuelga del menú lateral, dentro del grupo Inventario:
Productos
Almacenes
Reposición
Antes de empezar
Crea al menos un almacén en Configuración → Almacenes: es donde se guarda el stock, así que sin almacén no hay inventario.
Para entender por qué una venta no descuenta el stock al instante (los tres estados, los lotes FIFO/FEFO, la cuarentena) mira Cómo funciona el stock. Aquí trabajas con las pantallas.
Da de alta un producto
Los productos están en Inventario → Productos. La pestaña Productos lista el catálogo; al lado tienes Entradas, Salidas y Lotes de productos para mirar el histórico en crudo.
Pulsa Nuevo (arriba a la derecha). Se abre un asistente que decide la pieza más importante: cómo se controla el stock.
Elige Producto (un bien tangible) o Servicio (una actividad, que no cuenta inventario).
Si es producto, elige el modo de stock:
- Unidades: cuenta las unidades disponibles. Lo habitual.
- Lotes: controla lotes, caducidades y trazabilidad (FIFO/FEFO).
- Sin stock: no cuenta inventario (servicios o lo que no controlas).
Confirma la unidad de medida y, si las tienes definidas, una categoría de venta y una de compra por defecto. Puedes omitir las categorías.
Al terminar se abre la ficha del producto para rellenar el resto (nombre, precio…). Guarda.
El modo de stock manda
El modo que eliges aquí decide cómo se comporta todo lo demás. Un producto por cantidad no usa lotes: cuando registres un movimiento, el campo de lote aparece bloqueado con el aviso "Este producto se gestiona por cantidad". Un producto por lotes sí pide lote en cada entrada y salida.
Dale existencias a un producto
Crear el producto no le da stock: nace en cero. Las existencias entran con un movimiento de inventario. El camino depende del modo de stock del producto.
Por unidades
Abre Inventario → Almacenes y pulsa el botón Inventario (arriba). Se abre el diálogo de movimiento:
Deja el conmutador en Entrada y elige el tipo de movimiento (motivo): inventario inicial, ajuste de conteo, producción interna… Si tu cuenta lo tiene sembrado, viene preseleccionado Ajuste.
Selecciona el producto y el almacén. El hueco es opcional.
Pon las unidades a añadir y pulsa Registrar movimiento.
Para retirar stock (merma, rotura, consumo interno, pérdida) es el mismo diálogo con el conmutador en Salida: ahí el sistema te muestra el stock disponible en el almacén y no te deja retirar más de lo que hay.
Por lotes
Un producto por lotes necesita primero un lote que reciba las existencias. Desde la ficha del producto, o desde Almacenes → Crear lote:
Crea el lote: producto, código / referencia, tipo y estado, y las fechas que apliquen: inicio de disponibilidad, caducidad y límite de devolución a proveedor.
El lote nace sin stock. Para darle existencias, registra una Entrada de inventario apuntando a ese lote.
Atajo desde el propio lote
Cuando editas un lote que ya existe verás su Disponible y su Físico, y dos botones: Agregar entrada y Agregar salida. Abren el movimiento de inventario ya apuntando a ese lote, sin tener que volver a seleccionarlo.
Compras y devoluciones
El botón Inventario es para ajustes internos. Para mercancía que entra o sale por una operación comercial, en Almacenes tienes dos botones más:
| Botón | Entrada | Salida |
|---|---|---|
| Compra | Recepción de compra (mercancía recibida de un proveedor) | Devolución a proveedor |
| Venta | Devolución de cliente | Salida por venta |
En ambos eliges entrada o salida con un conmutador y rellenas el mismo formulario de producto, almacén, hueco, lote y cantidad.
El día a día no pasa por aquí
Estos diálogos son para movimientos puntuales que metes a mano. En la operativa normal, vender desde el TPV o una factura ya genera la salida de stock sola, según la política de empresa. Lo explica Cómo funciona el stock.
Revisa el stock de un almacén
Inventario → Almacenes es el panel de control del inventario. Arriba, unos indicadores te dan la foto: número de almacenes, referencias con stock, unidades disponibles, referencias agotadas (candidatas a reponer) y valor de inventario.
Debajo, la lista de almacenes a la izquierda; al pulsar uno, a la derecha ves su stock, con dos columnas que no significan lo mismo:
Disponible
Físico
Cada almacén lleva una etiqueta Disponible en TPV o Solo interno, y debajo verás quién trabaja aquí y quién tiene acceso. Al final de la página, la matriz stock × almacén cruza cada producto con cada almacén.
Prepara las salidas pendientes (picking)
Cuando una venta reserva stock pero todavía no se ha entregado, queda como salida pendiente. En la pantalla del almacén, el bloque Salidas pendientes de preparar las cierra sin entrar venta por venta:
Localiza la salida pendiente del almacén que estás mirando.
Si el producto va por lotes, elige el lote del que sale. Marca la salida como Completada.
Si la venta se cae, puedes Anularla desde aquí mismo.
Qué pasa al completar
Al marcarla Completada, el stock físico baja y se asigna el lote. El servidor recalcula el inventario en cuanto ve el cambio: no tienes que refrescar nada a mano. El detalle de los tres estados está en Cómo funciona el stock.
Sabe qué comprar con Reposición
Inventario → Reposición te dice qué reponer y cuánto. Compara el disponible de cada producto en cada almacén con su stock mínimo, y solo lista lo que está por debajo. Para cada producto bajo mínimo, propone pedir hasta llevarlo a su stock máximo (o al mínimo si no hay máximo definido).
Vista global
Por almacén
Arriba tienes los totales: productos a reponer, unidades a comprar y almacenes afectados.
Define los mínimos primero
Reposición solo ve un producto cuando tiene un stock mínimo mayor que cero. Si no aparece nada y crees que debería, revisa que los productos tengan su mínimo (y, mejor, su máximo) configurados.
Ver la ficha de un producto
Desde Productos, pulsa un producto para abrir su ficha. Es el resumen completo de su inventario:
- Indicadores: stock disponible, stock físico, valor de inventario, almacenes con stock y número de lotes.
- Stock por almacén: dónde están sus existencias.
- Lotes del producto: la lista de lotes con su disponible y físico; pulsa uno para editarlo.
- Movimientos de inventario: el histórico de entradas y salidas, paginado y filtrable.
Desde la propia ficha puedes Crear lote o Editar el producto.
Para la referencia campo a campo de cada pantalla tienes Productos, Lotes de productos, Almacenes y Movimientos de inventario.
Configurar correctamente las licencias
Activa módulos, da de alta a tu equipo y reparte permisos para que cada persona vea solo lo que le toca.
Configura la conciliación bancaria
Deja la base lista una vez: cuentas, primer extracto, tipos de movimiento y reglas, para que conciliar a diario sea revisar y confirmar.