Conciliación avanzada

La conciliación avanzada es la versión con IA de la conciliación bancaria. Coge los movimientos del extracto de una cuenta y clasifica cada uno (tipo y entidad). Después agrupa los que se parecen y los empareja con la factura, cobro o pago que les corresponde. Tú revisas y confirmas. Por cada propuesta el sistema te explica por qué la ha hecho y te deja deshacerla.

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En qué se diferencia de la conciliación básica

Las dos cuadran la misma cuenta bancaria contra tus operaciones reales. La diferencia es cuánto trabajo hace el sistema y cuánta visibilidad te da de ese trabajo.

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Cómo se abre

Entra en la ficha de la cuenta bancaria que quieras cuadrar y abre la herramienta de conciliar. Trabaja siempre sobre una cuenta concreta y sobre sus movimientos pendientes de conciliar.

Nada más abrirla, el sistema ya ha hecho una primera pasada automática antes de que toques nada (ver más abajo).

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El panel de estado

En la parte superior verás cuatro indicadores que resumen en qué punto está la cuenta:

• Listos: movimientos que ya tienen una pareja encontrada y solo esperan tu confirmación.
• Sin operación: movimientos con entidad asignada pero sin factura, cobro o pago que les case todavía.
• Sin clasificar: movimientos de los que aún no se sabe a qué cliente o proveedor pertenecen.
• Confirmados: los que ya has dado por buenos.

A medida que confirmas y clasificas, estos números se mueven. El objetivo es vaciar los tres primeros.

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Lo que el sistema hace solo (y cómo deshacerlo)

Al abrir la herramienta, antes de pedirte nada, el sistema intenta cuadrar lo evidente:

• Si el número de factura aparece en el concepto del movimiento y el importe coincide (con la factura emitida antes del cobro/pago y dentro de un margen de pocos días), lo clasifica solo.
• Aplica las reglas que tengas activas para esa cuenta.

Todo esto queda registrado en un panel desplegable, "Qué hizo el sistema automáticamente". Por cada movimiento te dice:

• Qué fuente lo decidió: una regla, la coincidencia de nº de factura + importe, o la IA.
• El motivo concreto (por ejemplo, el patrón de la regla, o el número de factura y los días de diferencia).
• Qué tipo y entidad le asignó.

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Sin clasificar: agrupar con IA

Esta es la pestaña donde la IA aporta más. Son los movimientos de los que no se sabe quién es el cliente o proveedor.

Pulsa Agrupar con IA y el sistema:

1. Lee los conceptos de los movimientos pendientes.
2. Los agrupa por categoría (por ejemplo, software, impuestos, nóminas, comisiones bancarias).
3. Sugiere tipo y entidad para cada uno, dejándolos ya rellenos en sus desplegables.
4. Cuando detecta un patrón repetido, te propone crear una regla para que esos movimientos se clasifiquen solos la próxima vez.

Tú revisas grupo a grupo. Puedes ajustar cualquier tipo o entidad antes de guardar, y luego aplicar con Aplicar todo o confirmar un grupo cada vez. Nada se guarda hasta que tú lo aplicas.

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Sin operación: asociar con IA

Aquí están los movimientos que ya tienen entidad pero les falta la factura, cobro o pago que los justifique. Se muestran agrupados por entidad, con sus movimientos a un lado y las operaciones disponibles de esa entidad al otro.

Pulsa Asociar con IA (general, o por grupo de entidad) y el sistema busca qué operación encaja con cada movimiento, comparando importes en valor absoluto y buscando el número de factura dentro del concepto. Sus propuestas aparecen marcadas para que las revises.

Al seleccionar operaciones para un movimiento verás en directo:

• Cuánto suman las operaciones elegidas frente al importe del movimiento, en porcentaje.
• Si el cuadre es exacto o queda una diferencia.
• Un aviso de fuera de rango si la fecha de la operación se aleja demasiado de la del movimiento.

Un mismo movimiento puede saldar varias facturas a la vez: vas añadiendo operaciones hasta cuadrar el importe y pulsas Conciliar.

Esto es justo lo que ocurre con las liquidaciones de pasarelas y marketplaces (Stripe, Amazon…): un único ingreso que paga muchas ventas. Si su tipo de movimiento lleva marcada la casilla Liquidación de varias operaciones, queda identificado como una liquidación que agrupa varias operaciones; aquí lo asocias contra esas varias operaciones como de costumbre.

Si no aparece ninguna operación que valga, desde aquí puedes buscarla en ventas, compras, cobros o pagos, o crear directamente la venta o el gasto que falta. También tienes la opción de Investigar la entidad para entender de dónde viene el descuadre cruzando sus movimientos con sus ventas y compras.

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Confirmar: las parejas listas

Las parejas encontradas automáticamente (comparando entidad, importe y fecha) se agrupan por entidad esperando tu visto bueno. A la izquierda el movimiento bancario, a la derecha la factura, cobro o pago que coincide.

Cada pareja muestra los días de diferencia entre las dos fechas y, si el importe no es idéntico, la diferencia exacta. Revisa que el emparejamiento sea correcto y confirma de uno en uno, por grupo o todos a la vez.

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Residuos: las diferencias pequeñas

Cuando un movimiento casa con una operación pero queda una diferencia pequeña, ese sobrante aparece como residuo. Suelen ser comisiones bancarias, redondeos o diferencias de cambio. No requieren acción inmediata; están ahí para que tengas visibilidad de por qué un cuadre no fue exacto al céntimo.

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Acciones rápidas sobre un movimiento

Con el botón derecho sobre cualquier movimiento se abre un menú para resolverlo al vuelo:

• Puntear: marcarlo como conciliado sin vincularlo a ninguna factura. Útil para ajustes o remanentes que ya cuadraste por otro lado.
• Crear regla con IA: extrae una palabra clave del concepto y abre una regla nueva con ella.
• Crear gasto o Crear ingreso a partir del movimiento.
• Asignar un tipo habitual de un toque (comisión bancaria, transferencia interna, nómina, IVA, etc.).

También puedes seleccionar un trozo del concepto con el ratón: aparece un atajo para crear una regla con ese texto exacto.

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Conocimiento: enseñar a la IA

La conciliación avanzada mejora cuanto más sabe de tu cuenta. En la pestaña de conocimiento tienes dos palancas:

• Reforzar aprendizaje: el sistema repasa el historial de movimientos ya clasificados de la cuenta y extrae los patrones que identifican a cada entidad (cómo aparece su nombre, sus referencias de factura, los textos que añade el banco). Ese resumen es el que usa la IA para acertar mejor con los movimientos nuevos.
• Indicaciones personales: un texto libre donde le das instrucciones que se aplican en cada análisis. Por ejemplo, decirle cómo tratar un cobro recurrente concreto o qué considerar siempre una transferencia interna.

Cuanto mejor sea este contexto, más movimientos clasificará bien sola y menos tendrás que corregir.

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Preguntas frecuentes

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→ Conciliación bancaria → Reglas de movimientos bancarios → Auditoría de reglas y clasificación de movimientos