Curso Ready to Go Pymes
Entidades
En Dinaup se denomina Entidad a cualquier persona física o jurídica con la que tu empresa mantiene una relación: clientes, proveedores, bancos, empleados u otros terceros. Todas estas figuras comparten una ficha maestra que consolida sus datos fiscales, de contacto y condiciones de negocio, de modo que la información esté disponible, coherente y actualizada en todas las aplicaciones (Pymes, CRM, Proyectos, etc.).
Beneficios
Evitar duplicidades: un solo registro alimenta ventas, compras, pagos y análisis.
Acelerar la facturación: los datos fiscales y la forma de cobro/pago se rellenan de forma automática.
Análisis 360°: un mismo dashboard agrupa ingresos por cliente, gastos por proveedor o saldos por banco.
Ventas, Ingresos, Compras y Gastos.
En Dinaup, las ventas y los ingresos se agrupan en la misma sección porque ambos representan un derecho a cobrar (Devengo). La diferencia es que una venta suele estar asociada a la entrega de un producto o servicio (como una factura a un cliente), mientras que un ingreso puede venir por otras vías, como una subvención o una devolución de un seguro. En ambos casos, Dinaup los trata como devengos: valores que aún no se han cobrado y que deben liquidarse más adelante mediante un cobro.
Lo mismo ocurre con compras y gastos: ambos representan una obligación de pago, pero una compra normalmente está relacionada con un proveedor (como adquirir mercancía o servicios), mientras que un gasto puede ser una comisión bancaria, un pago de impuestos o un recargo. Al igual que en ventas, el sistema espera que se registre el pago asociado a cada compra o gasto para completar el ciclo.
Además de cumplir con tus obligaciones fiscales —porque la ley exige que declares tus ingresos y tus gastos según este criterio de devengo—, Dinaup te ayuda a tener un control real de tu negocio: en todo momento puedes ver cuánto te deben (cobros pendientes) y cuánto debes tú (pagos por hacer), con avisos automáticos que evitan olvidos y mejoran tu planificación financiera.
Libros registro
En Dinaup, los libros registro agrupan las facturas según su naturaleza fiscal. Son obligatorios en muchos países para declarar correctamente el IVA u otros impuestos. Por ejemplo, puedes tener un libro de ventas nacionales, otro de ventas simplificadas (tickets), ventas intracomunitarias o exportaciones fuera de la UE. Cada factura que generas se asigna automáticamente al libro que le corresponde, y puedes exportarlos en Excel desde la app de Pymes para presentarlos ante Hacienda o revisarlos internamente. Existen los Libros registros de compra y los libros registros de venta.
Tipos de venta
Un tipo de venta define cómo debe comportarse una factura dentro del sistema. Por ejemplo, puedes tener un tipo de venta para factura simplificada (con una serie y plantilla propias) y otro para ventas online (con impuestos distintos o envío activado). Cada tipo de venta permite configurar aspectos como: plantilla de impresión, impuesto predeterminado, si permite envíos, si se muestra en modo hostelería, entre otros. Además, puedes asignar un tipo de venta por defecto a cada cliente, para que al facturarle, todo quede ya configurado automáticamente.
Tipos de compra
En Dinaup, los tipos de compra permiten definir cómo se comportan las facturas de proveedor según su naturaleza o contexto. Igual que los tipos de venta, cada tipo de compra puede tener sus propios impuestos predeterminados, condiciones contables o plantillas específicas. Esto resulta especialmente útil si gestionas distintos escenarios de compra: por ejemplo, compras nacionales, importaciones, compras con recargo de equivalencia o gastos internos.
Al utilizar tipos de compra, puedes automatizar la asignación de cuentas contables, aplicar automáticamente retenciones o exenciones, y mantener una estructura clara en tus registros. También puedes asignar un tipo de compra por defecto a cada proveedor, de forma que cada vez que registres una factura, el sistema ya sepa cómo debe comportarse. Esto reduce errores, acelera el registro y facilita el cumplimiento fiscal.
Liquidaciones de Compras y Ventas
En Dinaup, una vez registradas las ventas o compras, llega el momento de liquidarlas. Liquidar significa decirle al sistema que ese devengo (es decir, ese derecho a cobrar o esa obligación de pagar) ya se ha cobrado o pagado realmente. Para ello se utilizan las secciones de Cobros de venta y Pagos de compra.
Un cobro de venta es cuando registras que has recibido el dinero de una factura emitida: puede ser en efectivo, por transferencia, con tarjeta, etc. Por su parte, un pago de compra indica que ya has abonado una factura de proveedor. Cada cobro o pago debe asociarse a un depósito (una cuenta bancaria o una caja), para que el sistema registre correctamente el movimiento y pueda reflejarlo en el saldo.
Este proceso no solo es clave para la contabilidad, sino también para el control del día a día. Dinaup actualiza automáticamente tus saldos y te muestra en todo momento qué facturas están pendientes, cuáles están pagadas, y en qué cuenta se ha registrado cada movimiento. Así, tienes siempre una visión clara de tu tesorería y puedes evitar errores, duplicidades o retrasos en los pagos.
Cuentas bancarias
En Dinaup, las cuentas bancarias representan los depósitos reales donde se reciben o emiten pagos, como una cuenta corriente o una cuenta de empresa. Al asociar cobros y pagos a estas cuentas, el sistema permite llevar un control preciso del saldo disponible. Además, puedes importar extractos bancarios en formato CSV y utilizar reglas automáticas para conciliar movimientos con ventas, compras u otros registros. Esto facilita la contabilidad diaria y reduce errores manuales.
Cajas
Las cajas en Dinaup representan depósitos en efectivo, normalmente usados en puntos de venta físicos o entornos donde se maneja dinero en metálico. Cada vez que se cobra una venta en efectivo o se realiza un pago desde caja, el sistema lo registra automáticamente. Al final del día o del turno, puedes realizar un cierre de caja, indicando qué cantidad debería haber y quién es el responsable. Esto permite detectar descuadres, controlar ingresos por empleado y mantener el efectivo bajo supervisión.
Productos
En Dinaup, los productos son los artículos o servicios que tu empresa vende o compra. Cada producto tiene su propia ficha con información clave: nombre, referencia, unidades de medida, y si gestiona o no stock. Esta ficha sirve como base para generar facturas, pedidos o presupuestos de forma rápida y coherente. Además, puedes añadir variantes, fotos, descripciones y precios personalizados según el cliente o proveedor.
Catálogos de productos
Un catálogo de productos es un conjunto de productos agrupados según un criterio comercial, como una tarifa especial, una campaña promocional o un cliente concreto. Existen los catálogos de compra y los catálogos de venta.
Dinaup te permite crear varios catálogos y asignarlos a determinados tipos de clientes, de forma que cuando alguien realice una venta a ese tipo de cliente, se apliquen automáticamente los precios y condiciones del catálogo correspondiente. Esto facilita mucho la gestión de descuentos, precios personalizados y políticas comerciales complejas
Categorías de Compra
Las categorías de compra en Dinaup permiten clasificar los gastos y adquisiciones según su naturaleza: suministros, mercancía, servicios profesionales, alquileres, etc. Cada categoría puede tener asociada una cuenta contable y condiciones específicas como retenciones o exenciones. Al asignar una categoría a cada línea de compra, facilitas la contabilidad, los informes de gasto y el cumplimiento fiscal. Además, puedes usar estas categorías para analizar en qué áreas estás gastando más y tomar mejores decisiones.
💡 Puedes asignar una Categoría de Compra predeterminada a un proveedor, ejemplo para que "Vodafone" siempre vaya a la categoría "Comunicaciones".
💡Puedes crear un Tipo de Compra llamado “Gastos bancarios” y vincularlo a la categoría contable “Gastos bancarios”. Así, cada vez que registres una factura con ese tipo, las líneas se imputarán directamente a esa categoría
Categorías de Venta
Las categorías de venta sirven para agrupar las distintas líneas de ingreso que genera tu negocio: venta de productos, servicios, formación, comisiones, etc. Igual que en las compras, cada categoría se puede vincular a una cuenta contable y utilizar para análisis o reportes. Asignar bien estas categorías te permite tener informes de ventas segmentados, analizar la rentabilidad por tipo de ingreso y automatizar parte de la contabilidad al generar los asientos correspondientes.
Impuestos
En Dinaup, los impuestos definen cómo se calculan y aplican los tributos en las facturas de venta y compra. Puedes configurar distintos tipos de impuesto (como IVA, IGIC, IPSI u “Otros”) y asignarles valores, causas legales y condiciones especiales, como la inversión del sujeto pasivo. Esta configuración permite cumplir con la normativa fiscal y adaptar cada factura a su contexto, ya sea una operación nacional, intracomunitaria o exenta.
Retenciones
Las retenciones son deducciones obligatorias que se aplican a ciertos pagos, como facturas de profesionales, alquileres o rendimientos financieros. En Dinaup puedes configurar retenciones con sus respectivos porcentajes y cuentas contables, y asignarlas a productos o tipos de operación. Al emitir o registrar una factura con retención, el sistema calcula automáticamente el importe a retener y lo refleja tanto en la factura como en los asientos contables, asegurando que cumples con tus obligaciones fiscales sin errores.
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