Dinaup DocsCorrespondencias
Comunica formalmente con cada empleado y deja constancia trazable de envío, entrega y lectura.
Una correspondencia es un comunicado interno que la empresa dirige a un empleado concreto. Funciona como un canal formal de comunicación con trazabilidad completa: quién la envía, quién la recibe, cuándo se entrega y cuándo se lee.
A diferencia de un correo suelto o un mensaje de chat, cada correspondencia queda archivada en la ficha del empleado y deja constancia verificable de que la comunicación llegó y se leyó. Es la herramienta para todo aquello que conviene dejar por escrito: una instrucción, un documento que el empleado debe conocer, un aviso administrativo o un reconocimiento.
Para qué sirve
Usa una correspondencia siempre que quieras comunicar algo a un empleado y dejar rastro de que lo recibió. Casos típicos:
- Logística: cambios de horario, turnos, instrucciones operativas, avisos de organización del día a día.
- Administrativa: comunicación de permisos, nóminas, documentos que el empleado debe conocer, recordatorios de plazos.
- Confidencial: información sensible que solo debe ver el destinatario, sin reenvíos ni copias visibles para otros.
- Reconocimiento: felicitaciones, agradecimientos por un buen trabajo, comunicaciones positivas que quedan en su historial.
Una correspondencia va siempre a un empleado concreto. No es un tablón de anuncios ni un comunicado masivo: es comunicación uno a uno con constancia individual.
El ciclo de vida: enviada, abierta, leída
Cada correspondencia avanza por una serie de estados que te dicen exactamente en qué punto está la comunicación. Así sabes, sin preguntar, si el empleado ya se enteró o todavía no.
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| Enviada | La has emitido y está en la bandeja del empleado, a la espera de que la abra. |
| Abierta | El empleado ha entrado a verla. La comunicación ya llegó a sus manos. |
| Leída | El empleado confirma la lectura. Queda constancia de que conoce el contenido. |
El estado cambia solo, a medida que el empleado interactúa con el mensaje. No tienes que actualizarlo a mano: tú envías, y el sistema registra cada paso.
El estado Leída indica que el empleado dejó constancia explícita de haber leído el contenido, no solo de haberlo recibido.
La marca de lectura
Cuando el empleado da por leída una correspondencia, queda registrada una marca de lectura: la fecha y la hora exactas en que confirmó que conocía el contenido.
Esa marca convierte la correspondencia en un registro laboral verificable, con sello temporal de que la instrucción o el aviso llegó al empleado.
Enviar una correspondencia
Elige el empleado destinatario
Abre Recursos Humanos → Correspondencias y selecciona al empleado al que va dirigida. Cada correspondencia tiene un único destinatario.
Redacta el comunicado
Escribe el mensaje con el contenido que quieres transmitir: la instrucción, el documento, el aviso o el reconocimiento. Dale un asunto claro para que el empleado sepa de qué trata.
Envíala
Al enviarla, la correspondencia pasa al estado Enviada y aparece en la bandeja del empleado. A partir de ahí, el sistema va registrando cuándo la abre y cuándo la marca como leída.
Dónde quedan archivadas
Toda correspondencia, con su estado y su marca de lectura, queda guardada en la ficha del empleado. Ahí tienes el historial completo de lo que le has comunicado y de cómo respondió a cada mensaje.
Esto la hace útil mucho más allá del momento del envío: en una auditoría, en un proceso interno o ante cualquier requisito de cumplimiento, dispones de la constancia ordenada de cada comunicación, sin tener que reconstruirla.
→ Registros de eventos legales