Dinaup DocsCampos de importe en ventas y compras
Qué significa cada campo de importe de una factura, cuál usar en informes y API, y en qué difieren ventas y compras.
Una factura no tiene un total: tiene tres, y los tres son correctos. El que se imprime, el que se declara a Hacienda y el que persigue el banco pueden ser tres cifras distintas en la misma factura. Esta página dice cuál es cuál.
Los tres totales
| Campo | Qué es | Cuándo es distinto de los otros |
|---|---|---|
Total (ImporteTotal) | Lo que se imprime en la factura y lo que el cliente te debe. | Siempre que haya retención o suplidos. |
Total operación (ImporteTotalOperacion) | El bruto fiscal: bases imponibles + IVA + recargo de equivalencia. Es el importe que se declara. | Si hay retención (aquí no está restada) o suplidos (aquí no están dentro). |
Total a cobrar / Total a pagar (ImporteTotalACobrar, ImporteTotalAPagar) | El objetivo de cobro o de pago: lo que tiene que entrar o salir del banco. | En compras, si la factura lleva inversión del sujeto pasivo. |
Factura de 1.000 € de base con 21 % de IVA y 15 % de retención:
| Total operación | 1.210,00 € |
| Retención | −150,00 € |
| Total | 1.060,00 € |
El cliente transfiere 1.060 €. A Hacienda se declaran 1.210 €.
De dónde sale cada uno
El cálculo va en este orden, y cada paso tiene su campo:
- Suma (
ImporteSuma) — precio por unidades de todas las líneas, sin descuentos. Es un dato informativo: no es la base de nada. - Descuentos (
ImporteTotalDescuentos) — el de cada línea más los porcentajes generales de la cabecera. Los porcentajes generales se suman entre sí, no se encadenan. - Subtotal (
ImporteSubtotal) — la suma de las bases imponibles, ya con los descuentos restados. Esta sí es la base. - Impuestos (
ImporteTotalImpuestos) — las cuotas de IVA más las de recargo de equivalencia. - Retención (
ImporteTotalRetencion) — el porcentaje de la ficha de retención aplicado sobre el Subtotal. - Total — total operación, más los suplidos, menos la retención.
Impuestos no es solo IVA
ImporteTotalImpuestos lleva dentro el recargo de equivalencia. En un cliente con recargo, ese campo no es el IVA repercutido y no cuadra con el modelo 303. Para el IVA, usa las cuotas de cada base.
Qué campo usar para cada cosa
| Quieres… | Usa | No uses |
|---|---|---|
| El importe que se declara a la AEAT o va en VeriFactu | ImporteTotalOperacion | ImporteTotal: ya lleva la retención restada |
| Saber si la factura está cobrada o pagada | ImporteTotalACobrar / ImporteTotalAPagar | ImporteTotal: en una factura con retención nunca llegará a cubrirse |
| La base imponible | ImporteSubtotal | ImporteSuma: no lleva los descuentos restados |
| Sumar descuentos de varias facturas | ImporteTotalDescuentosSinImpuestos | ImporteTotalDescuentos: cambia de significado según cómo se teclearan los precios |
| El tipo de IVA de cada base | La referencia al impuesto de esa base | La posición 1, 2 o 3 |
Las bases 1, 2 y 3 no son tipos fijos
Las tres bases se reordenan de mayor a menor porcentaje cada vez que se recalcula la factura. La base 1 es el tipo más alto de esa factura, no el 21 %. Un informe que dé por hecho lo contrario cambia de resultado cuando borras una línea.
Retención
Se calcula sobre el Subtotal, no sobre el total. Dos consecuencias prácticas: los suplidos no retienen nunca, y cualquier descuento baja también la retención.
El importe se guarda en positivo y la factura lo muestra restando. En una rectificativa sale negativo. El porcentaje no se congela en la factura: sale de la ficha de retención cada vez que se recalcula, así que cambiarlo ahí afecta a toda factura que se vuelva a tocar.
Suplidos
Un suplido es dinero que adelantas por cuenta de otro y le refacturas. Pasa por el banco, pero no es ni ingreso ni gasto tuyo.
- Se marca en la línea, con el tipo de línea
Suplido. - No entra en ninguna base imponible ni en la retención.
- Sí está dentro de
ImporteTotaly deImporteTotalSuplidos, con sus impuestos si los lleva. - No está dentro de
ImporteTotalOperacion.
Por eso, en una factura con suplidos, Subtotal + impuestos no da el Total: falta el suplido.
Ventas y compras no son espejo
Los pares equivalentes se llaman distinto:
| Ventas | Compras |
|---|---|
ImporteTotalACobrar | ImporteTotalAPagar |
ImporteTotalCobrado | ImporteTotalPagado |
Y hay dos diferencias que no son de nombre:
ImporteTotalAPagarno es el reflejo deImporteTotalACobrar. En compras, además, resta las cuotas de los impuestos con inversión del sujeto pasivo, porque ese IVA no se paga al proveedor. Y vale 0 si la compra está marcada como gasto suplido en otra factura.- El descuento de la ficha de la entidad entra en las dos, pero en compras lo hereda del proveedor. Si un proveedor tuyo es también cliente, revisa qué porcentaje se está aplicando.
Lo que ya está cobrado
ImporteTotalCobrado y ImporteTotalPagado los mantiene el sistema: se actualizan solos con cada cobro o pago, no se teclean.
El pendiente no es un campo. Es la resta entre el objetivo (ImporteTotalACobrar) y lo acumulado (ImporteTotalCobrado). Si haces esa resta en un informe, hazla contra el objetivo y no contra el total de la factura: con retención te saldría pendiente para siempre justo el importe retenido.
Cobrada no es lo mismo que conciliada
Una factura puede estar cobrada del todo y su cobro seguir sin puntear contra el extracto del banco. Son dos estados distintos y se ven en sitios distintos.
→ La ventana de factura → VeriFactu → Leer datos con QuickQuery