Dinaup DocsProcesos y Fases
Diseña los ciclos comerciales de tu empresa con procesos, fases de Kanban y motivos de pérdida.
Un proceso define un tipo de ciclo comercial: la forma en que tu empresa vende algo de principio a fin. Las fases son los pasos por los que pasa una oportunidad dentro de ese proceso, y se dibujan como las columnas del tablero Kanban.
Cada empresa diseña los suyos: una venta consultiva no sigue el mismo camino que una renovación de contrato.
Proceso, fase y estado
Tres conceptos encajan para formar tu embudo. Conviene tenerlos claros antes de configurar nada.
| Concepto | Qué es | Ejemplo |
|---|---|---|
| Proceso | El tipo de ciclo comercial completo | Venta consultiva, Renovación, Captación |
| Fase | Un paso dentro del proceso (columna del Kanban) | Cualificación, Demo, Propuesta, Negociación, Cierre |
| Estado | El resultado de la oportunidad | Pendiente, Ganada, Perdida |
La diferencia práctica: una oportunidad vive en una sola fase a la vez y avanza arrastrándola por el Kanban. El estado marca si sigue abierta (Pendiente) o ya terminó (Ganada o Perdida).
Una oportunidad es un trato concreto con una entidad (cliente o cliente potencial), con su importe y su fecha esperada. Aquí defines el camino que recorren tus oportunidades; darlas de alta y moverlas es otra tarea.
Las fases son las columnas del Kanban
El orden de las fases importa: define el embudo visual de izquierda a derecha. Cuando entras en la vista Kanban, cada fase del proceso es una columna y cada oportunidad es una tarjeta dentro de su columna actual.
Para mover una oportunidad de fase, arrastra su tarjeta a la columna siguiente. Dinaup guarda cada cambio de fase con su fecha y hora. Esa traza alimenta tus métricas: cuánto tiempo pasa una oportunidad en cada fase, dónde se atascan los tratos y tu tasa de conversión entre fases.
Estados finales: ganada o perdida
Cuando una oportunidad llega a su desenlace, sale del flujo de fases con uno de dos estados finales:
- Ganada: el trato se cerró con éxito.
- Perdida: el trato no salió adelante.
Al marcar una oportunidad como perdida, eliges un motivo de pérdida de una lista que tú configuras (por ejemplo: precio, competencia, timing, no era la persona que decide). Registrar el motivo es lo que te permite, más adelante, analizar por qué pierdes y no solo cuánto.
Configura tu embudo
Diseña tus procesos y fases desde CRM → Configuración.
Crea un proceso
Da de alta un proceso por cada tipo de ciclo comercial que manejes. Si vendes igual a todo el mundo, te basta con uno. Si una renovación y una captación siguen caminos distintos, crea un proceso para cada una y ponle un nombre que lo identifique.
Define sus fases en orden
Añade las fases por las que pasa una oportunidad dentro de ese proceso y ordénalas de la primera a la última. Ese orden es el que verás como columnas en el Kanban, así que colócalas tal como avanza realmente tu venta.
Configura los motivos de pérdida
Crea la lista de motivos por los que sueles perder tratos (precio, competencia, timing, no decisor…). Serán las opciones disponibles cuando marques una oportunidad como perdida, y la base de tu análisis de pérdidas.
Empieza a trabajar tu pipeline
Con el proceso listo, ya puedes dar de alta oportunidades asignándolas a su proceso y a su fase inicial, y moverlas por el Kanban a medida que avanzan.
Empieza simple, con tres o cuatro fases. Sobre-diseñar el embudo al principio es el error más típico: acabas con columnas que nadie usa. Siempre puedes añadir fases cuando tu proceso real lo pida.
Cuando tu proceso cambia
Si tu forma de vender evoluciona, no toques el proceso antiguo: crea uno nuevo con las fases actualizadas. Las oportunidades que ya estaban en el proceso anterior siguen ahí hasta que se cierren, y las nuevas las das de alta en el proceso nuevo. Así no rompes el histórico ni las métricas de lo que ya estaba en marcha.
Preguntas frecuentes
La ficha de oportunidad
Todos los campos de una oportunidad: cliente, proceso, importe, probabilidad, motivo de pérdida, y las pestañas de eventos, documentos y análisis.
Seguimientos y eventos
Registra cada llamada, email o reunión como un evento y construye el historial vivo de cada cliente y oportunidad.