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Lo que Procesos lleva para la ISO 9001: indicadores con su meta, riesgos y oportunidades, no conformidades, auditorías, revisión por la dirección y cumplimiento.
Además del mapa de procesos, Procesos lleva las piezas que pide la ISO 9001. No sustituyen a la auditoría: dejan apuntado lo que el auditor pide ver.
Indicadores
Un indicador es lo que se mide de un proceso: pedidos servidos a tiempo, quejas al mes.
Añade el indicador
En el registro del proceso, en Cómo va, pulsa Añadir indicador. Escribe Qué se mide, la Meta y la Unidad, elige si lo bueno es estar Por encima de la meta o Por debajo de la meta, cada cuánto se mide (Diaria, Semanal, Mensual, Trimestral o Anual) y Quién lo mide.
Apunta las mediciones
Apuntar mediciones abre en una sola ventana todos los que toca medir, cada uno con su meta y su último valor a la vista. Al escribir el valor dice si cumple. Se guardan solo los que llevan valor.
Procesos → Indicadores reúne los de todos los procesos: cuántos cumplen, cuáles toca medir y cómo van. Pulsa uno para ver su evolución. Imprimir saca el cuadro o la hoja para rellenar a mano.
Riesgos y oportunidades
Un riesgo o una oportunidad se apunta en su proceso, en cuatro bloques:
| Bloque | Qué se apunta |
|---|---|
| Qué es | Riesgo u oportunidad, y su descripción. |
| Cuánto importa | Probabilidad e impacto: juntos dan el nivel de la matriz. |
| Qué se hace | La acción (Preventiva, Correctiva o De mejora), su Responsable y la Fecha límite. |
| Cierre | Si la acción Fue eficaz, No fue eficaz o Aún no se sabe. |
Procesos → Riesgos enseña la lista y, al lado, la Matriz de probabilidad por impacto: pulsa una casilla para ver solo sus riesgos. Arriba sale lo que hay que mirar: los importantes, las acciones vencidas y los cerrados sin comprobar si fueron eficaces. Imprimir la matriz la saca en papel.
No conformidades
Una no conformidad es lo que no se cumplió: una queja de un cliente, un pedido que salió mal, un indicador que no llega o un hallazgo de auditoría.
Se abre de tres maneras: a mano, con Abrir no conformidad; desde un indicador que no cumple dos veces, y sola, desde un hallazgo de auditoría.
| Bloque | Qué se apunta |
|---|---|
| Qué pasó | De dónde viene, en qué proceso y quién la lleva. |
| Qué se hizo en el momento | La corrección de este caso: se repuso el pedido al cliente. |
| Por qué pasó | La causa de raíz. |
| Qué se cambia para que no se repita | Las acciones, cada una con quién y para cuándo. |
| Cierre | Si fue eficaz. |
La lista va de la más urgente a las cerradas, y arriba avisa de las que tienen acciones vencidas, no tienen acciones o están por comprobar.
Auditorías
Planificar auditoría crea una, interna, de un cliente o de certificación: su fecha, quién audita y qué procesos se miran. La ISO 9001 pide al menos una auditoría interna al año.
El día de la auditoría, apunta lo que se encuentra con Añadir hallazgo: la cláusula, qué se encontró y el proceso. Al guardar, cada no conformidad menor o mayor abre la suya en No conformidades, con el proceso y el detalle ya puestos.
Las que están por hacer salen arriba, de la más cercana a la más lejana, con las atrasadas en rojo. Debajo, las hechas, con lo que encontraron.
Revisión por la dirección
Una vez al año como poco, la dirección mira cómo va el sistema y decide qué se mejora.
Prepara la revisión
Pulsa Preparar revisión. Pon el nombre, la fecha, el Periodo revisado y los Asistentes.
Revisa el orden del día
Sale relleno con las cifras del periodo: indicadores, no conformidades, auditorías, riesgos y objetivos. Rellenar con los datos de hoy lo vuelve a calcular. Añade lo que no esté en Play.
Apunta los acuerdos
Una línea por acuerdo, con quién y para cuándo: qué se mejora, qué cambia en el sistema y qué recursos hacen falta.
La lista guarda las revisiones de otros años con sus acuerdos, para la auditoría.
Cumplimiento ISO
Cumplimiento ISO tiene una fila por cada cláusula de la ISO 9001 que Play puede comprobar con lo que hay apuntado, en verde, ámbar o rojo, con lo que falta. Ir lleva a donde se arregla. Dice por dónde empezar; no sustituye a la auditoría.